Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

HR digi. GmbH
Kerpener Str. 154
50170 Kerpen
Deutschland

Telefon: 02273 9510550
E-Mail: info@hr-digi.de
Website: www.hr-digi.de

2. Datenschutzbeauftragte

Unsere externe Datenschutzbeauftragte ist:

Rechtsanwältin Funda Özdemir
E-Mail: datenschutz@hr-digi.de

Betroffene Personen können sich bei Fragen zum Datenschutz jederzeit direkt an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer einschlägiger Datenschutzvorschriften.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Ärztevermittlungen, zur Verwaltung von Bewerber- und Kundendaten, zur Kommunikation sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder Erfüllung eines Vertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen
• Art. 9 Abs. 2 DSGVO – soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind und eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt
• § 26 BDSG – soweit Bewerber- oder Beschäftigtendaten betroffen sind

5. Hosting und technische Bereitstellung der Website

Unsere Website wird bei einem externen Hosting-Dienstleister betrieben. Dabei können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, besuchte Seiten, übertragene Datenmenge und Server-Logfiles.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unserer Website sowie zur Abwehr von Missbrauch und Angriffen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. WordPress

Unsere Website wird mit dem Content-Management-System WordPress betrieben. Im Rahmen der technischen Bereitstellung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere technische Zugriffsdaten, Formularinhalte und Nutzungsdaten, soweit diese für den Betrieb der Website erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Einrichtung, Position, Fachrichtung, Nachrichtentext und weitere freiwillig mitgeteilte Informationen gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen zusammenhängt. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Kontaktformular / WPForms

Auf unserer Website kann ein Kontaktformular eingesetzt werden. Wenn Sie das Formular nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichtentext, IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage und technische Metadaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Bewerberdaten und Ärztevermittlung

Wenn Sie uns als Ärztin oder Arzt Bewerbungsunterlagen, einen Lebenslauf oder sonstige berufliche Informationen übermitteln, verarbeiten wir diese Daten zur Prüfung und Vermittlung geeigneter beruflicher Positionen.

Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere gehören:

• Name, Anschrift und Kontaktdaten
• Lebenslauf
• Zeugnisse und Arbeitsnachweise
• Approbation
• Facharztanerkennung
• Berufserlaubnis
• Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse
• Sprachzertifikate
• Qualifikationen und Fortbildungen
• Berufserfahrung
• Fachrichtung und Einsatzwünsche
• Gehaltsvorstellungen
• Verfügbarkeit und Kündigungsfristen
• Kommunikationsverläufe und Gesprächsnotizen
• Vermittlungsstatus und Informationen zu Vorstellungsgesprächen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Ärztevermittlung, zur Prüfung passender Stellenangebote, zur Kommunikation mit Ihnen und zur Vorbereitung möglicher Vorstellungsgespräche oder Vermittlungen.

Eine Weitergabe Ihrer Unterlagen an Kliniken, MVZ, Praxen oder sonstige potenzielle Arbeitgeber erfolgt grundsätzlich nur nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

10. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Ärztevermittlung kann es vorkommen, dass Unterlagen Informationen enthalten, die als besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO einzuordnen sind.

Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Unterlagen Angaben zu Gesundheit, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus, Arbeitserlaubnis oder sonstigen besonders schutzwürdigen Informationen enthalten.

Solche Daten verarbeiten wir nur, soweit dies für die Vermittlung erforderlich ist, Sie uns diese Daten freiwillig übermittelt haben, eine Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Grundlage besteht.

11. Einwilligung zur Speicherung für zukünftige Vermittlungsanfragen

Wenn Sie ausdrücklich einwilligen, speichern und verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe, Qualifikationsnachweise, Approbationen, Facharzturkunden, Berufserlaubnisse, Aufenthaltsdokumente und sonstige vermittlungsrelevante Daten auch für zukünftige Vermittlungsanfragen, passende Stellenangebote und Karrieremöglichkeiten.

Die Speicherung erfolgt in diesem Fall für einen Zeitraum von bis zu 60 Monaten ab Erteilung der Einwilligung oder ab der letzten aktiven Kommunikation im Vermittlungsprozess.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf kann per E-Mail an datenschutz@hr-digi.de oder info@hr-digi.de erfolgen.

Nach Widerruf werden die betreffenden Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen gesetzlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

12. Verarbeitung von Kunden- und Unternehmensdaten

Wenn Kliniken, MVZ, Praxen oder sonstige medizinische Einrichtungen mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage, zur Abstimmung offener Vakanzen und zur Durchführung möglicher Vermittlungsaufträge.

Hierzu können insbesondere Name, Funktion, Einrichtung, Anschrift, Kontaktdaten, Angaben zur Vakanz, Fachrichtung, Vertragsbedingungen, Kommunikationsinhalte und weitere geschäftliche Informationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13. Eigenes CRM-System

Zur Verwaltung von Kandidatenprofilen, Bewerbungen, Kundenanfragen, Vakanzen, Vermittlungsprozessen und Geschäftskontakten nutzen wir ein eigenes CRM-System.

In unserem CRM-System können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten und Kontaktdaten
• Kandidatenprofile
• Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen
• Approbationen, Facharzturkunden und Qualifikationsnachweise
• Berufserlaubnisse und Aufenthaltsdokumente
• Sprachzertifikate
• Kunden- und Ansprechpartnerdaten von Kliniken, MVZ und Praxen
• Vakanzen, Stellenprofile und Anforderungsprofile
• Gesprächsnotizen, E-Mail-Verläufe und Vermittlungsstatus
• Informationen zu Vorstellungsgesprächen, Angeboten und Vertragsabschlüssen

Die Verarbeitung erfolgt zur strukturierten Durchführung unserer Vermittlungsleistungen, zur Kundenbetreuung, zur Verwaltung laufender Vermittlungsprozesse und zur Dokumentation geschäftlicher Abläufe.

14. Google Workspace

Wir nutzen Google Workspace für geschäftliche Kommunikation, Terminverwaltung, Videokonferenzen, Dateiablage und interne Zusammenarbeit.

Hierzu können insbesondere folgende Dienste gehören:

• Gmail
• Google Drive
• Google Kalender
• Google Meet
• Google Docs, Sheets und weitere Workspace-Dienste

Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Im Rahmen der Nutzung von Google Workspace können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Dateien, Bewerbungsunterlagen, Termindaten, Meeting-Informationen und technische Metadaten.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

15. Google Meet

Für digitale Besprechungen, Vorstellungsgespräche und Abstimmungen können wir Google Meet nutzen. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Meeting-Metadaten, Audio- und Videodaten sowie Chat-Inhalte verarbeitet werden.

Die Teilnahme an Videokonferenzen erfolgt freiwillig. Wenn Sie Kamera oder Mikrofon nicht nutzen möchten, können Sie diese deaktivieren.

16. Stellenbörse / WP Job Manager

Auf unserer Website kann eine Stellenbörse eingesetzt werden. Wenn Sie Stellenangebote ansehen oder sich über dort genannte Kontaktmöglichkeiten bewerben, können personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Darstellung offener Positionen und der Bearbeitung von Bewerbungs- oder Kontaktanfragen.

17. WhatsApp-Kontakt

Unsere Website enthält einen Link zur Kontaktaufnahme über WhatsApp. Wenn Sie diesen Link nutzen, verlassen Sie unsere Website und werden zu WhatsApp weitergeleitet.

Anbieter von WhatsApp ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung von WhatsApp personenbezogene Daten durch WhatsApp verarbeitet werden können. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp.

Nutzen Sie WhatsApp bitte nur, wenn Sie mit der dortigen Datenverarbeitung einverstanden sind. Sensible Unterlagen, insbesondere Lebensläufe, Approbationen, Zeugnisse oder Aufenthaltsdokumente, können alternativ per E-Mail übermittelt werden.

18. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann technisch notwendige Cookies verwenden, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen.

Sofern künftig Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung.

Wenn Sie auf unserer Website ein Cookie-Consent-Tool sehen, können Sie dort Ihre Einstellungen verwalten und erteilte Einwilligungen widerrufen.

19. Keine Nutzung von Google Analytics, Meta Pixel oder LinkedIn Insight Tag

Nach aktuellem Stand setzen wir auf dieser Website keine Dienste wie Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel oder LinkedIn Insight Tag ein.

Sollten solche Dienste künftig eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und eine Verarbeitung erfolgt, soweit erforderlich, nur nach vorheriger Einwilligung.

20. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können je nach Zweck an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Kliniken, MVZ, Praxen und sonstige potenzielle Arbeitgeber
• Bewerberinnen und Bewerber
• IT- und Hosting-Dienstleister
• Google Workspace als Kommunikations- und Kollaborationsdienst
• Betreiber und Dienstleister unseres CRM-Systems
• Steuerliche, rechtliche oder datenschutzrechtliche Berater
• Behörden, soweit gesetzlich erforderlich

21. Drittlandübermittlungen

Bei der Nutzung bestimmter Dienste, insbesondere Google Workspace oder WhatsApp, kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.

Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, erfolgt diese nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüssen oder sonstiger zulässiger Schutzmechanismen.

22. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Bewerberdaten, Lebensläufe, Approbationen, Facharzturkunden, Berufserlaubnisse, Aufenthaltsdokumente, Zeugnisse, Sprachzertifikate, Qualifikationsnachweise sowie sonstige vermittlungsrelevante Unterlagen werden grundsätzlich für die Dauer des konkreten Vermittlungsprozesses gespeichert.

Sofern Bewerberinnen und Bewerber ausdrücklich einwilligen, dürfen die übermittelten Bewerbungsunterlagen und personenbezogenen Daten für zukünftige Vermittlungsanfragen, Stellenangebote und Karrieremöglichkeiten für einen Zeitraum von bis zu 60 Monaten gespeichert und verarbeitet werden.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach Eingang eines Widerrufs werden die betreffenden Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen gesetzlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Ohne entsprechende Einwilligung erfolgt die Speicherung nur so lange, wie dies zur Durchführung des konkreten Vermittlungsprozesses erforderlich ist.

Geschäfts- und Vertragsunterlagen können aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

23. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

24. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig. Ohne bestimmte Angaben können wir jedoch Anfragen, Bewerbungen oder Vermittlungsprozesse nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten.

25. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

26. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

27. Widerruf von Einwilligungen

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Den Widerruf können Sie per E-Mail an datenschutz@hr-digi.de oder info@hr-digi.de richten.

28. Widerspruchsrecht

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

29. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes sein.

30. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2026.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Datenverarbeitung oder technische Funktionen unserer Website ändern.